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第10章 谈判文案（第7页）

比如，在阐述自己的观点时，态度一定要谦和有礼；在说服对方时，多用征询的口吻，不要让对方产生压迫感；对方在陈述的时候，一定要注意认真聆听，不要随意打断插话。

这样一来，才能让对方感觉到我方人员的素质，即使洽谈不成功，也能友好相处。

2．洽谈程序安排要扬长避短。

在进行洽谈程序的安排时，应该根据公司的实际情况来进行，尽量突显公司的优势，弱化公司的缺点，以保证在洽谈过程中我方人员始终能够处在主动位置。

接待文案

>>写作导引

对一家公司来说，经常邀请一些客户来参观公司，或者有的客户主动登门拜访，不论双方是为了洽谈合作，还是联络感情，都需要进行接待。

所谓的接待，指的是接送、安排住宿、参观、交流、洽谈业务、娱乐活动、宴请、会见等，帮助购买车、船、机票。

接待工作是公司营销中不可缺少，也是非常重要的一部分。

进行接待工作实际上就是在进行感情投资，这种投资体现了以长远为方针的营销特征。

因此，在客户或者其他人士抵达之前，公司有关部门准备怎样接待的安排日程、活动内容、工作安排等的书面材料，应呈报公司领导，经审批同意后，即可安排进行。

这样的书面材料就是接待工作文案，简称接待文案。

接待文案没有特定的写作格式，只要写明制定文案的目的、接待原则以及责任分工即可。

>>文案范例

××影视公司嘉宾接待文案

一、目的

随着××电影节的临近，××影视公司为了寻找更多合作机会，特意邀请行业内知名人士来公司参观。

为了保证此次参观工作的顺利进行，我公司特意抽调人员，组成嘉宾联络组、酒店服务组、机场车站服务组、宴会服务组、重要嘉宾组、应急机动组等工作组。

二、接待原则

1．各个工作组按照“各尽其责、团队协作、及时沟通、尽心尽力”

的原则，根据各自的工作任务，认真负责地完成，并积极协助其他工作组完成工作。

2．遇到重要事件要及时通报公司。

各组如果遇到重要事件，又无法做出决策时，要及时通报公司相关人员。

三、责任分工

1．接待部办公室工作职责

（1）负责协调各组工作人员外出需要的车辆、物资，同时，还要负责为各组工作人员提供食物和住宿，以及各方面的总协调。

（2）负责汇总嘉宾名单，以及嘉宾的形成信息，包括何时出发、何时抵达、是否有翻译需求等，并将这些信息下发到各个工作组。

（3）负责掌握一些重要嘉宾、随行人员的食宿以及车辆分配的信息。

（4）负责落实嘉宾的用餐时间和地点，并提前通知相关负责人，督促其提前预订酒店。

（5）负责为嘉宾以及工作人员发放各种证件，此外还要为重要嘉宾准备礼品。

（6）定时对各小组的工作进行检查，一是为了督促大家工作，二是为了避免出现一些疏漏。

2．嘉宾联络组工作职责

（1）负责获取参会嘉宾的形成，包括往返日期、车次或者航班号、住宿需求等信息，并将这些信息汇总，送报接待办公室，方便接待办公室统一安排。

（2）负责汇总重要嘉宾行程，并针对每一位嘉宾安排一位接待员，专门为其提供服务和引导。

3．酒店服务组工作职责

（1）负责引导嘉宾报到和入住等有关事宜。

对一些重要嘉宾要格外注意，需要提前通知接待办公室为其领取房卡，并配合专门接待员做好服务重要嘉宾的工作。

（2）遵循接待办公室的统一安排，组织全体小组成员参加培训，并按照实际工作进行演练，尽快熟悉酒店环境以及掌握与嘉宾相关的信息。

（3）负责统计嘉宾抵达酒店的时间以及其他需求，进行汇总提交到接待办公室，接待办公室给出解决方案之后，要立即执行。

此外，还要及时处理好嘉宾在酒店遇到的突发情况，并及时汇报给接待办公室。